Valsts civildienesta pārvalde saskaņā ar Valsts civildienesta likuma 4.panta otrās daļas 4.punktu izveido, pilnveido un aktualizē valsts pārvaldes iestāžu, to funkciju, personāla un civildienesta attiecības izbeigušu personu, kurām ir ierēdņa statuss, vienotās uzskaites sistēmu (Sistēmu). Informāciju, kura apkopojama Sistēmā, un tās aprites kārtību nosaka Ministru kabineta 13.03.2001. noteikumi Nr.126 „Noteikumi par valsts pārvaldes iestāžu, to funkciju, personāla un civildienesta attiecības izbeigušu personu vienotās uzskaites sistēmu” (Noteikumi). Lai izpildītu Noteikumus, Valsts civildienesta pārvalde izmanto Personāla uzskaites datorsistēmu (PUD), kas nodrošina informācijas elektronisku apriti 73 valsts pārvaldes iestādēs, kas ir 83% no visām (88) iestādēm, kurās ieviests civildienests un, kurām saskaņā ar Noteikumiem jāsniedz informācija Valsts civildienesta pārvaldei.
Valsts civildienesta pārvalde, lai veiktu valsts civildienesta analīzi, kontroli un attīstības prognozēšanu, kā ļoti būtisku uzskata operatīvas un ticamas informācijas pieejamību par valsts pārvaldes iestādēm, to struktūru, veicamajām funkcijām un personālu. Lai nodrošinātu šādas informācijas apkopošanu un elektronisku apriti, izmantojot iespējas, ko sniedz informācijas tehnoloģiju risinājumi, Valsts civildienesta pārvalde jau 2000 gadā izstrādāja investīciju projektu „Valsts pārvaldes iestāžu un personāla vienotā uzskaites sistēma”. Projekta realizācija tika uzsākta 2001.gadā – tika izstrādāta Valsts pārvaldes iestāžu un personāla vienotās sistēmas prasību specifikācija, tehniskās prasības un projektējums. 2002.gadā tika veikti pasākumi esošajā Personāla uzskaites sistēmā, lai nodrošinātu personas datu aizsardzību saskaņā ar Fizisko personu datu aizsardzības likuma prasībām.
Nav noslēpums, ka informācija par valsts institūcijām, to struktūru, veicamajām funkcijām, personālu, atalgojumu u.c. ir nepieciešama ne tikai Valsts civildienesta pārvaldei, savu funkciju veikšanai, bet arī citām valsts institūcijām, piemēram, Finanšu ministrijai un Valsts kancelejai. Jau 2002.gadā Valsts civildienesta pārvalde vērsa uzmanību uz to, ka jāmeklē risinājums vienotas informatīvas sistēmas par valsts pārvaldes iestādēm, personālu un atalgojuma uzskaiti izveidei, nolūkā ekonomēt valsts finanšu un cilvēku resursus.
2004.gadā Valsts kanceleja kopā ar Valsts civildienesta pārvaldi un Finanšu ministriju uzsāka darbu, lai izveidotu koncepciju jaunai Valsts sektora institūciju, personāla un atalgojuma vadības IT sistēmai. Plānots, ka jaunā Valsts sektora institūciju, personāla un atalgojuma vadības IT sistēma aizvietos esošo Valsts civildienesta pārvaldes Personāla uzskaites datorsistēmu, kā arī Finanšu ministrijas darba samaksas uzskaites sistēmu, kas šobrīd darbojas saskaņā ar MK 03.02.2004. noteikumiem Nr.62 „Noteikumi par vienoto darba samaksas uzskaites sistēmu no valsts budžeta finansējamās institūcijās”. Vienota un tehnoloģiski moderna valsts sektora institūciju, personāla un atalgojuma vadības sistēma nodrošinātu visas ar informācijas apstrādi saistītās valsts pārvaldes funkcijas un vienlaikus tehniski nodrošinātu katras iestādes personāla vadības un uzskaites sistēmas darbību, personāla vadības procesu automatizāciju.
Laika posmā no 2004.gada jūlija līdz novembrim Valsts kancelejas, Valsts civildienesta pārvaldes un Finanšu ministrijas atbildīgās personas sadarbībā ar Pasaules Bankas atbalstītu konsultantu izstrādāja 4 dokumentus, kuros atspoguļota esošā situācija valsts pārvaldes institūciju informācijas sistēmās, kas saistītas ar personāla uzskaiti, algu grāmatvedību un lietvedību, izstrādāta esošo procesu rokasgrāmata, doti iespējamie konceptuālie risinājuma varianti jaunas, vienotas sistēmas izveidei, nodefinētas sistēmas augsta līmeņa funkcionālās prasības.
